บทที่ 3

                                                                                                      

บทที่3 วงจรการปฏิบัติงานบัญชี

     วรจรการปฏิบัติงานบัญชี (Accounting Cycle)

           วรจรการปฏิบัติงานบัญชี หมายถึง ลำดับขั้นตอนการจัดทำบัญชีเริ่มจากการบันทึกเอกสารรายการค้าต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นของกิจการลงสมุดบัญชีและสรุปผลรายงานทางการเงินของแต่ละรอบระยะเวลาบัญชี ซึ่งในแต่ละงวดบัญชี นักบัญชีต้องทำงานแต่ละขั้นตอนซ้ำกันทุกรอบระยะเวลาบัญชี เพื่อวัตถุประสงค์ให้ได้ผลการดำเนินงานและสถานะทางการเงินเพื่อใช้ในการวางแผนและการตัดสินใจของธุรกิจอย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล

     ลำดับขั้นตอนการปฏิบัติงานบัญชีตามวงจรบัญชีมีดังนี้

1. การวิเคราะห์รายการค้า (Business Transaction Analysis)

2. การบันทึกรายการในสมุดบัญชีขั้นต้น  (Book of Original Entry)

3. การผ่านรายการจากสมุดบัญชีขั้นต้น ไปยังสมุดบัญชีขั้นปลาย (Ledger)

4. การปรับปรุงรายการ (Adjusting Entry)

5. การจัดทำงบการเงิน (Preparing Financial Statement)

6. การปิดบัญชี (Closing Entry) 

1.การวิเคราะห์รายการค้า (Business Transaction Analysis)

      เป็นจุดเริ่มต้นของวงจรบัญชี ซึ่งเป็นขั้นตอนแรกและเป็นขั้นตอนที่สำคัญมากของวงจรบัญชี เพราะหากวิเคราะห์รายการค้า ผิดก็จะทำให้ขั้นตอนต่อ ๆ ไปผิดไปด้วย เช่น การบันทึกบัญชีในสมุดรายวัน การผ่านบัญชีไปสมุดบัญชีแยกประเภท ตลอดจนถึงการ จัดทำงบการเงินก็ผิดไปด้วย

     1.1 วิเคราะห์รายการค้าที่เกิดขึ้นว่าทำให้สินทรัพย์ หนี้สิน และส่วนของเจ้าของกิจการเปลี่ยนแปลงโดยการเพิ่มขึ้นหรือลดลง อย่างไรบ้าง

     1.2 รายการค้าที่เกิดขึ้นเมื่อวิเคราะห์แล้ว การเปลี่ยนแปลงของสินทรัพย์ หนี้สิน และส่วนของเจ้าของนั้นจะต้องทำให้สมการบัญชีเป็นจริงเสมอ กล่าวคือ เมื่อวิเคราะห์รายการค้าแล้ว สินทรัพย์ที่เปลี่ยนแปลง จะต้องเท่ากับ หนี้สินที่เปลี่ยนแปลงบวกด้วยส่วนของเจ้าของที่เปลี่ยนแปลงเสมอ

หลักในการวิเคราะห์รายการค้า 5 ประการ คือ

1. สินทรัพย์เพิ่ม  (+)	ส่วนของเจ้าของเพิ่ม   (+)
2.สินทรัพย์ลด   (-)	ส่วนของเจ้าของลด  (-)
3. สินทรัพย์อย่างหนึ่งเพิ่ม  (+)	สินทรัพย์อีกอย่างหนึ่งลด  (-)
4. สินทรัพย์เพิ่ม  (+)	หนี้สินเพิ่ม  (+)
5. สินทรัพย์ลด  (-)	หนี้สินลด  (-)

2. การบันทึกรายการในสมุดบัญชีขั้นต้น  (Book of Original Entry)

     สมุดบันทึกขั้นต้นที่ใช้ในการบันทึกรายการดังที่เกิดขึ้นเรียงตามลำดับก่อน – หลัง ตามหลักการบัญชีคู่ เมื่อเราวิเคราะห์รายการค้าได้แล้วว่ารายการค้าที่เกิดขึ้นนั้นทำให้สินทรัพย์ หนี้สิน และส่วนของเจ้าของเปลี่ยนแปลงอย่างไรแล้ว หลังจากนั้นจึงนำผลการวิเคราะห์รายการค้ามาบันทึกลงในสมุดบัญชีขั้นต้น (สมุดรายวัน)

สมุดรายวันขั้นต้น แบ่งออกเป็น 2 ประเภท

     2.1 สมุดรายวันเฉพาะ (Special Journal)

เป็นสมุดบันทึกรายการค้าชนิดเดียวกันที่เกิดขึ้นซ้ำๆ กัน จำนวนมากไว้ในเล่มเดียวกัน เช่น รายการซื้อสินค้า หรือ ขายสินค้าซึ่งจะทำให้สะดวกและประหยัดเวลาในการผ่านรายการไปบัญชีแยกประเภท ประเภทของสมุดรายวันเฉพาะที่ธุรกิจนิยมจัดทำ ได้แก่

       - สมุดรายวันซื้อ (Purchases Journal) ใช้บันทึกรายการซื้อสินค้าเป็นเงินเชื่อ

       - สมุดรายวันขาย (Sales Journal) ใช้บันทึกรายการขายสินค้าเป็นเงินเชื่อ

       - สมุดเงินสดรับ (Cash Receipts Journal) ใช้บันทึกรายการรับเงินสด และการนำเงินฝากธนาคาร

       - สมุดเงินสดจ่าย (Cash Disbursements Journal) ใช้บันทึกรายการจ่ายเงินสด และถอนเงินสดจากธนาคาร

     2.2 สมุดรายวันทั่วไป (General Journal)

เป็นสมุดบันทึกรายการค้าที่ไม่สามารถบันทึกในสมุดรายวันเฉพาะเล่มใดๆ ได้  รายการดังกล่าวได้แก่

       - รายการเปิดบัญชีและรายการปิดบัญชี

       - รายการปรับปรุงและรายการแก้ไขข้อบกพร่อง

       - รายการโอนและรายการจัดสรรต่างๆ

       - รายการค้าที่ไม่เกิดบ่อย

รายการค้าที่บันทึกในสมุดรายวันทั่วไปจะต้องมีคำอธิบายรายการบัญชีเพื่อให้เกิดความชัดเจนด้วย

3. การผ่านรายการจากสมุดบัญชีขั้นต้น ไปยังสมุดบัญชีขั้นปลาย (Ledger)

     เป็นการนำรายการค้าที่บันทึกไว้ในสมุดรายวันไปจำแนกแยกแยะบัญชีให้เป็นหมวดหมู่ในสมุดบัญชีแยกประเภทบัญชีต่าง ๆ

เพื่อแยกรายการต่างๆ ที่จะนำไปจัดทำงบการเงิน ประกอบไปด้วย บัญชีประเภทสินทรัพย์ หนี้สิน ส่วนของเจ้าของ รายได้ ค่าใช้จ่าย ลูกหนี้ เจ้าหนี้ บัญชีแยกประเภทจัดเป็นสมุดบัญชีขั้นปลาย ทำให้ได้ข้อมูลบัญชีไปจัดทำงบการเงิน

บัญชีแยกประเภทมีหลายรูปแบบ รูปแบบที่เป็นมาตรฐาน ได้แก่ บัญชีรูปตัวที (T-Account) ซึ่งแบ่งบัญชีออกเป็น 2 ด้านที่ตรงข้ามกัน คือด้านเดบิต และด้านเครดิต รูปแบบอื่น ได้แก่ บัญชีแยกประเภท 3 ช่อง มีช่องเดบิต ช่องเครดิต และช่องคงเหลือ

     3.1 การผ่านรายการไปยังบัญชีแยกประเภททั่วไป

       อธิบายการผ่านรายการ (Posting) ไปยังบัญชีแยกประเภททั่วไป

       1. เขียนชื่อบัญชี และเลขที่บัญชี ตามที่กำหนดไว้ในผังบัญชีของกิจการ เช่น    เงินสด เลขที่ 101 ลูกหนี้การค้า เลขที่ 102

       2. ผ่านช่อง วัน เดือน ปี ตามวันที่เกิดรายการในสมุดรายวันไปยังบัญชีแยกประเภทนั้น

       3. ผ่านจำนวนเงินของบัญชีที่เดบิต ไปยังด้านเดบิตของบัญชีแยกประเภทและผ่านจำนวนเงินของบัญชีที่เครดิต ไปยังด้านเครดิตของบัญชีแยกประเภท

       4. จากข้อ 3 เขียน ชื่อ บัญชีตรงกันข้ามในช่องรายการ ถ้าบัญชีตรงข้ามมีหลายบัญชีให้อ้างทุกบัญชีหรืออ้าง “บัญชีต่างๆ (Sundry Entries) ด้วยยอดรวมของทุกบัญชีก็ได้

       5. จากข้อ 3 อ้างอิง (Reference) การผ่านรายการระหว่างสมุดรายวันกับบัญชีแยกประเภท ดังนี้

ช่องเลขที่บัญชีในสมุดรายวัน อ้างอิง เลขที่บัญชีของบัญชีแยกประเภทนั้น ช่องหน้าบัญชีบัญชีแยกประเภท อ้างอิงสมุดรายวันโดยใช้คำย่อว่า รว. ............ ตามด้วยหน้าบัญชีนั้นๆ  เช่น รว. 1 หมายถึง ผ่านรายการมาจากสมุดรายวันหน้า 1

     3.2 ผังบัญชี (Chart of Accounts) คือ ชื่อบัญชีและเลขที่บัญชีทั้งหมดของกิจการ ซึ่งถูกออกแบบไว้ในการวางระบบบัญชีของกิจการตั้งแต่เริ่ม จัดตั้งกิจการ ผังบัญชีจะแตกต่างไปตามประเภทของธุรกิจ เช่น กิจการบริการ กิจการซื้อขายสินค้า กิจการผลิตหรือตามลักษณะของธุรกิจ เช่น เจ้าของคนเดียว ห้างหุ้นส่วน บริษัทจำกัด บริษัทมหาชนจำกัด นอกจากนี้ยังขึ้นอยู่กับความต้องการของผู้บริหารที่จะแสดงข้อมูลทางการบัญชีที่มีความละเอียดมากน้อยเพียงใดด้วย เช่น บัญชีค่าสาธารณูปโภค บางธุรกิจอาจแยกรายละเอียดเป็น บัญชีค่าน้ำ บัญชีค่าไฟฟ้า และบัญชีค่าโทรศัพท์ เป็นต้น ผังบัญชีนำมาใช้ในการบันทึกรายการค้า ทำให้เกิดความสะดวกในการบันทึกรายการและเป็นประโยชน์ในการตรวจสอบอ้างอิง รายการ

     ในการกำหนดเลขที่บัญชีโดยทั่วไปมีหลักเกณฑ์ดังนี้

บัญชีแยกประเภทสินทรัพย์   ให้เลขหลักแรกเป็นเลข 1

บัญชีแยกประเภทหนี้สิน   ให้เลขหลักแรกเป็นเลข 2

บัญชีแยกประเภทส่วนของเจ้าของ   ให้เลขหลักแรกเป็นเลข 3

บัญชีแยกประเภทรายได้   ให้เลขหลักแรกเป็นเลข 4

บัญชีแยกประเภทค่าใช้จ่าย   ให้เลขหลักแรกเป็นเลข 5

     เลขที่บัญชีที่กำหนดขึ้นจะใช้เลขกี่หลักก็ได้แต่อย่างน้อยควรเป็น 2 หลัก หลักแรกแสดงประเภทของบัญชีหลักต่อมาแสดงลำดับของบัญชีในบัญชีประเภทเดียวกัน การกำหนดเลขที่บัญชีไม่มีข้อกำหนดตายตัว สามารถเปลี่ยนแปลงได้ตามความเหมาะสม และการกำหนดเลขที่บัญชีนั้นควรจะได้พิจารณาถึงบัญชีที่อาจจะเพิ่มขึ้นในภายหลังด้วยและสำรองเลขที่บัญชีเหล่านั้นตามลำดับที่จะแสดงไว้ในงบการเงิน

4.การปรับปรุงรายการ (Adjusting Entry)

     การปรับปรุงรายการ หมายถึง  การแก้ไขรายการบัญชี  ให้ถูกต้องตรงกันกับความเป็นจริงในงวดบัญชีที่ได้กระทำอยู่  การเพิ่มหรือการลดตัวเลขในบัญชีแยกประเภทที่เกี่ยวข้องให้สมดุลกัน  โดยกิจการจะต้องปรับปรุงรายการบางรายการเสียก่อนในวันสิ้นงวดบัญชี ในการปรับปรุงรายการบัญชี  จะบันทึกรายการในสมุดรายวันทั่วไป  แล้วผ่านรายการไปยังบัญชีแยกประเภททั่วไป  จึงทำให้ยอดคงเหลือของบัญชีแยกประเภททั่วไปทางบัญชีเปลี่ยนแปลงและมีผลทำให้งบกำไรขาดทุนและงบดุลของกิจการแสดงผลดำเนินงาน  และฐานะการเงินของกิจการถูกต้องตรงกับความเป็นจริง การบันทึกการปรับปรุงรายการ นับเป็นขั้นตอนหนึ่งที่สำคัญของวงจรการบัญชีเพื่อให้ได้งบการเงินที่ถูกต้องตามหลักการบัญชีที่รับรองทั่วไป จึงต้องทำทุกครั้งก่อนการปิดบัญชี และออกงบการเงิน

รายการบัญชีที่ต้องปรับปรุง โดยทั่วไปสรุปได้ดังนี้

       4.1 ค่าใช้จ่ายค้างจ่าย หมายถึง ค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นในงวดบัญชีปัจจุบันแล้ว แต่กิจการยังไม่ได้จ่ายเงินจึงยังไม่ได้บัญทึกบัญชี เช่น ค่าแรงงานค้างจ่าย เงินเดือนค้างจ่าย ดอกเบี้ยค้างจ่าย เป็นต้น กิจการจึงจำเป็นต้องปรับปรุงบัญชีโดยเพิ่มค่าใช้จ่ายของงวดบัญชีปัจจุบันแล้วตั้งเป็นหนี้สินไว้

       4.2 ค่าใช้จ่ายจ่ายล่วงหน้า หมายถึง ค่าใช้จ่ายที่กิจการจ่ายเงินไปแล้ว แต่ ณ วันสิ้นงวดบัญชี กิจการยังไม่ได้รับบริการหรือรับบริการยังไม่ครบตามจำนวนเงินที่ได้จ่าย เช่น ค่าแรงงานจ่ายล่วงหน้า ค่าโฆษณาจ่ายล่วงหน้า บัญชีค่าใช้จ่ายจ่ายล่วงหน้าถือว่าเป็น “สินทรัพย์หมุนเวียน”

       4.3 รายได้ค้างรับ หมายถึง รายได้ของกิจการที่เกิดขึ้นในงวดบัญชีนี้แต่ยังไม่ได้รบเงินเมื่อวันสิ้นงวดและจะได้รับเงินงวดบัญชีหน้า เช่น ค่าเช่าค้างรับ เป็นต้น ซึ่งรายได้ค้างรับ  ถือว่าเป็น “สินทรัพย์หมุนเวียน”

       4.4 รายได้รับล่วงหน้า หมายถึง  รายได้ที่กิจการได้รับจากลูกค้าล่วงหน้า  โดยที่ยังไม่ได้ส่งมอบสินค้าหรือให้บริการแก่ลูกค้า  ซึ่งกิจการมีภาระต้องให้บริการนออนาคต  ดังนั้นจำนวนเงินที่ได้รับจึงถือว่าเป็นรายได้ของกิจการแต่จะถือเป็นหนี้สินหมุนเวียน  เมื่อกิจการได้ให้บริการเสร็จเรียบร้อยเป็นบางส่วนหรือทั้งหมดแล้ว  จึงจะเปลี่ยนจากหนี้สินเป็นรายได้ตามส่วนที่ให้บริการแก่ลูกค้าแล้ว  บริการที่ได้ให้แก่ลูกค้าในงวดนั้นจะถือว่ารายได้เกิดขึ้นในงวดนั้น  ส่วนจำนวนเงินที่กิจการได้รับไว้แต่ยังไม่ให้บริการในงวดนั้นจึงมีสภาพเป็นหนี้สินยกไปงวดหน้า  เช่น  ค่าเช่ารับล่วงหน้า  เป็นต้น 

       4.5 ค่าเสื่อมราคา หมายถึง  ส่วนหนึ่งของมูลค่าสินทรัพย์ถาวรที่กิจการตัดจำหน่ายเป็นค่าใช้จ่ายประจำงวดบัญชีที่ได้ใช้ประโยชน์จากสินทรัพย์  จากการที่กิจการเป็นเจ้าของสินทรัพย์ถาวรหลานชนิดเพื่อใช้ในการดำเนินงาน  เช่น  ที่ดิน  อาคารและอุปกรณ์  เป็นต้น  การลงทุนในสินทรัพย์ถาวรเป็นการจ่ายค่าใช้จ่ายล่วงหน้าระยะยาว  เพราะสินทรัพย์ถาวรจะให้ประโยชน์แก่กิจการหลายงวดบัญชี  การใช้ประโยชน์จากสินทรัพย์ถาวรในแต่ละงวดบัญชีจึงควรปันส่วนต้นทุนจองสินทรัพย์ที่ถูกใช้งานไปเป็นค่าใช้จ่ายสำหรับงวดนั้น  ทั้งนี้ยกเว้นที่ดิน  เพราะที่ดินให้ประโยชน์แก่กิจการไม่มีที่สิ้นสุดและไม่อาจกำหนดอายุการใช้งานของที่ดินได้จึงไม่ต้องคิดค่าเสื่อมราคาและนำค่าเสื่อมราคานี้ไปเป็นค่าใช้จ่ายของกิจการ ราคาของสินทรัพย์เหล่านี้จะค่อยๆ ลดลงไปเรื่อยจนเป็นศูนย์ แต่ในทางบัญชีให้คงไว้อย่างน้อย 1 บาท จนกว่าจะจำหน่ายเลิกใช้งานหรือจำหน่ายสินทรัพย์นั้นออกไป

       4.6 วัสดุสิ้นเปลือง หมายถึง วัสดุหรือสิ่งของที่ใช้แล้วหมดไป เช่น กระดาษ ดินสอ ปากกา กาว กระดาษคาร์บอน ลวดเย็บกระดาษ เทป กาว ตะปู น้ำมันหล่อลื่น ฯลฯ อาจเรียกชื่อต่างกันไป เช่น วัสดุสำนักงาน วัสดุโรงงาน เมื่อถึงวันสิ้นงวดบัญชีให้ตรวจนับและตีราคา แล้วทำการปรับปรุงรายการ โดยในระหว่างปีบัญชีโดยทั่วไปจะบันทึกวัสดุเหล่านี้เป็นสินทรัพย์ ณ วันสิ้นงวดบัญชีให้บันทึกเป็นค่าใช้จ่าย

       4.7 หนี้สงสัยจะสูญ หมายถึง ลูกหนี้ที่คาดว่าจะเรียกเก็บไม่ได้ ถือเป็นค่าใช้จ่ายของรอบระยะเวลาบัญชีนั้น แต่ไม่ถือเป็นค่าใช้จ่ายตามประมวลรัษฎากร

5. การจัดทำงบการเงิน (Preparing Financial Statement)

     งบการเงินเป็นรายงานทางบัญชีที่แสดงฐานะการเงิน ผลการดำเนินงานของกิจการ การเปลี่ยนแปลงของเงินสดและส่วนของผู้ถือหุ้น ในรอบปีบัญชีที่ผ่านมา เพื่อใช้ในการตัดสินใจด้านการเงิน โดยทั่วไปงบการเงินจะประกอบด้วย

     5.1 งบดุล หมายถึง งบแสดงฐานะทางการเงินของธุรกิจ ณ วันใดวันหนึ่งตามหลักการบัญชีที่ยอมรับกันโดยทั่วไป ซึ่งจะแสดงให้ทราบว่ามีสินทรัพย์ หนี้สินและส่วนของเจ้าของ จำนวนเท่าใด รายละเอียดการแสดงสินทรัพย์ในงบดุลจะเรียงตามสภาพคล่อง โดยเงินสดจะมีสภาพคล่องสูงที่สุดเพราะสามารถจ่ายชำระหนี้ได้เร็วกว่าสินทรัพย์อื่น

 ประเภทของงบดุล งบดุลแบ่งออกเป็น 2 ประเภท คือ

       5.1.1 งบดุลแบบบัญชี งบดุลแบบบัญชีจะใช้ฟอร์มที่มีลักษณะคล้ายตัว T แบ่งออกเป็น 2 ด้าน ทางด้านซ้ายมือจะแสดงรายการของสินทรัพย์ ส่วนด้านขวามือจะแสดงรายการของหนี้สินและส่วนของเจ้าของ ขั้นตอนในการจัดทำงบดุลแบบบัญชี มีดังนี้

          ขั้นที่ 1 เขียนหัวงบดุล 3 บรรทัด ประกอบด้วย

                -บรรทัดที่ 1 เขียนชื่อกิจการ

                -บรรทัดที่ 2 เขียนคำว่า “งบดุล”

                -บรรทัดที่ 3 เขียนวัน เดือน ปี ที่จัดทำงบดุล

          ขั้นที่ 2 ทางด้านซ้ายมือให้เขียนรายละเอียดของสินทรัพย์แสดงรายการต่าง ๆ ของสินทรัพย์ที่กิจการมีอยู่

          ขั้นที่ 3 ทางด้านขวามือให้เขียนรายละเอียดของหนี้สินและส่วนของเจ้าของที่กิจการมีอยู่

          ขั้นที่ 4 รวมยอดทั้ง 2 ด้านให้เท่ากันและอยู่ในระดับเดียวกัน

       5.1.2 งบดุลแบบรายงาน ขั้นตอนในการจัดทำงบดุลแบบรายงาน มีดังนี้

         ขั้นที่ 1 เขียนหัวงบดุล 3 บรรทัด คือ บรรทัดที่ 1 เขียนชื่อกิจการ บรรทัดที่ 2 เขียนคำว่า “งบดุล” บรรทัดที่ 3 เขียนวัน เดือน ปี ที่จัดทำงบดุล  

         ขั้นที่ 2 คือตอนบน ให้เขียนคำว่า “สินทรัพย์” และเขียนรายละเอียดต่าง ๆ ของสินทรัพย์ที่กิจการมีอยู่แล้วรวมยอดทั้งหมดของสินทรัพย์

          ขั้นที่ 3 เขียนคำว่า “หนี้สินและส่วนของเจ้าของ” ต่อจากสินทรัพย์ให้แสดงรายการที่เป็นหนี้สินก่อนและตามด้วยรายการที่เป็นส่วนของเจ้าของ แล้วรวมยอดทั้งหมดของหนี้สินและส่วนของเจ้าของซึ่งจะมียอดเท่ากับสินทรัพย์

     5.2 งบกำไรขาดทุน หมายถึง งบที่แสดงผลการดำเนินงานของกิจการสำหรับช่วงเวลาใดเวลาหนึ่ง เช่น 3 เดือน 6 เดือน หรือ 1 ปี เป็นต้น เพื่อวัดผลการดำเนินงานของธุรกิจว่ามีรายได้และค่าใช้จ่ายในรอบระยะเวลานั้นเท่าใด และเมื่อนำรายได้หักด้วยค่าใช้จ่ายแล้ว จะเป็นกำไรสุทธิ หรือขาดทุนสุทธิ
       งบกำไรขาดทุน มีด้วยกัน 2 รูปแบบ คือ แบบรายงาน และแบบบัญชี
       5.2.1 งบกำไรขาดทุนแบบรายงาน

       เขียนหัวของงบกำไรขาดทุน 3 บรรทัดให้อยู่กลางกระดาษ ซึ่งประกอบไปด้วย
             - บรรทัดที่ 1 ชื่อกิจการ
             - บรรทัดที่ 2 คำว่า “งบกำไรขาดทุน”
             - บรรทัดที่ 3 รอบระยะเวลาในการทำงบกำไรขาดทุน และวันที่สิ้นสุด

       เขียนคำว่า “รายได้” แล้วนำบัญชีหมวดรายได้มาใส่ในงบกำไรขาดทุน หากรายได้มีมากกว่า 1 รายการให้แสดงการรวมยอดรายได้ทั้งหมดด้วยเขียนคำว่า “ค่าใช้จ่าย” แล้วนำบัญชีหมวดค่าใช้จ่ายได้มาใส่ในงบกำไรขาดทุน หากค่าใช้จ่ายมีมากกว่า 1 รายการให้แสดงการรวมยอดค่าใช้จ่ายทั้งหมดด้วย หาผลต่างระหว่างยอดรวมของรายได้ กับยอดรวมของค่าใช้จ่าย หากรายได้มากกว่าค่าใช้จ่าย ผลต่างนี้เรียกว่า “กำไรสุทธิ” แต่หากรายได้น้อยกว่าค่าใช้จ่าย ผลต่างนี้เรียกว่า “ขาดทุนสุทธิ”

       5.2.2 งบกำไรขาดทุนแบบบัญชี

       เขียนหัวของงบกำไรขาดทุน 3 บรรทัดให้อยู่กลางกระดาษ ซึ่งประกอบไปด้วย
             - บรรทัดที่ 1 ชื่อกิจการ
             - บรรทัดที่ 2 คำว่า “งบกำไรขาดทุน”
             - บรรทัดที่ 3 รอบระยะเวลาในการทำงบกำไรขาดทุน และวันที่สิ้นสุด

     แบ่งกระดาษออกเป็น 2 ด้านนำบัญชีหมวดค่าใช้จ่ายไว้ทางด้านซ้ายมือ และบัญชีหมวดรายได้ไว้ทางด้านขวามือ หาผลต่างของรายได้กับค่าใช้จ่าย และทำให้ยอดรวมของทั้ง 2 ด้านเท่ากัน

6.การปิดบัญชี (Closing Entries) 

     การปิดบัญชี (Closing  Entries)  หมายถึง  การโอนบัญชีที่เกี่ยวข้องกับบัญชีทุน  ซึ่งเป็นบัญชีชั่วคราว ได้แก่บัญชีถอนใช้ส่วนตัว บัญชีรายได้ และบัญชีค่าใช้จ่าย ไปยังบัญชีทุน  เพื่อหายอดคงเหลือของบัญชีทุนที่ถูกต้อง  ณ วันสิ้นงวดบัญชี รวมทั้งการหายอด คงเหลือ ของบัญชีสินทรัพย์ และหนี้สิน  ซึ่งหลังจากทำการปิดบัญชีแล้ว บัญชีที่เหลืออยู่ ได้แก่ บัญชีสินทรัพย์  บัญชีหนี้สิน  และบัญชีทุน  เพื่อยกไปยังงวดบัญชีถัดไป

ขั้นตอนในการปิดบัญชี

     การปิดบัญชีจะบันทึกตามหลักการบัญชีปกติ  คือ  จะทำการบันทึกในสมุดรายวันทั่วไปแล้วผ่านไปยังบัญชีแยกประเภทดังนี้
     1. บันทึกรายการปิดบัญชีประเภทรายได้และประเภทค่าใช้จ่ายในสมุดรายวันทั่วไป
     2. ผ่านรายการปิดบัญชีในสมุดรายวันทั่วไป  ไปยังบัญชีแยกประเภทที่เกี่ยวข้อง  การปิดบัญชีมีขั้นตอนดังนี้  

        ขั้นที่ 1 บันทึกรายการปิดบัญชีในสมุดรายวันทั่วไป
             - บันทึกรายการปิดบัญชีในหมวดรายได้เข้าบัญชีกำไรขาดทุน
             - บันทึกรายการปิดบัญชีในหมวดค่าใช้จ่ายเข้าบัญชีกำไรขาดทุน
             - บันทึกรายการปิดบัญชีกำไรขาดทุนเข้าบัญชีส่วนของเจ้าของ (ทุน)
             - บันทึกรายการปิดบัญชีถอนใช้ส่วนตัวหรือเงินถอนเข้าบัญชีทุน
       ขั้นที่ 2 ผ่านรายการปิดบัญชี จากสมุดรายวันทั่วไปไปยังสมุดแยกประเภททั่วไป
       ขั้นที่ 3 การปิดบัญชีทรัพย์สิน หนี้สินและส่วนของเจ้าของ ในสมุดบัญชีแยกประเภททั่วไป 

       ขั้นที่ 4 การจัดทำงบทดลองหลังการปิดบัญชี