บทที่ 4

บทที่4 เอกสารการประกอบการลงบัญชี

           ระบบการทำบัญชีสำหรับกิจการขนาดใหญ่ย่อมมีความซับซ้อนในการบริหารจัดการมากกว่ากิจการขนาดเล็ก  เนื่องจากมีหน่วยงานที่เกี่ยวข้องหลายหน่วยงาน เช่น แผนกคลังสินค้า  แผนกขาย  แผนกการเงิน  เป็นต้น  ดังนั้นในแต่ละแผนกจะต้องกำหนดเอกสารที่จะใช้เป็นหลักฐานในการปฏิบัติงาน  เช่น  ใบขอซื้อ  ใบเบิกสินค้า  ใบสำคัญรับ  ใบสำคัญจ่าย เป็นต้น  นอกจากนี้เมื่อมีใบรายการค้าเกิดขึ้นจากการดำเนินธุรกิจกับบุคคลภายนอก  ผู้ประกอบการจะได้รับเอกสารหรือจัดทำเอกสารขึ้นเพื่อเป็นหลักฐานยืนยันรายการค้าที่เกิดขึ้น  เอกสารที่ใช้ประกอบการลงบัญชีทุกๆรายการต้องถูกต้อง ครบถ้วน  ตามความเป็นจริงเพื่อสร้างความเชื่อถือ

1.เอกสารประกอบการลงบัญชีตามพระราชบัญญัติการบัญชี พ.ศ.2543

    1.1ประเภทของเอกสารประกอบการลงบัญชี

เอกสารประกอบการลงบัญชีแบ่งออกเป็น3ประเภท คือ

1.1.1 เอกสารที่จัดทำขึ้นโดยบุคคลภายนอก

1.1.2 เอกสารที่จัดทำขึ้น โดยผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีเพื่อออกให้แก่บุคคลภายนอก

1.1.3 เอกสารที่จัดทำขึ้น โดยผู้มีหน้าที่ทำบัญชีเพื่อใช้ในกิจการ

       1.2รายการที่ต้องมีเอกสารประกอบการลงบัญชี

1.2.1ชื่อของผู้จัดทำเอกสารที่ใช้ในการประกอบธุรกิจของผู้จัดทำเอกสาร

1.2.2ชื่อเอกสาร

1.2.3เลขที่ของเอกสาร และเล่มที่ (ถ้ามี)

1.2.4วัน เดือน ปี ที่ออก เอกสาร

1.2.5จำนวนเงินรวม

        เอกสารประกอบการลงบัญชีที่จัดทำขึ้นโดยผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีเพื่อออกให้บุคคลภายนอกต้องมีสำเนาเก็บไว้อย่างน้อย 1 ฉบับ และต้องเพิ่มรายการจากที่กำหนดไว้ในกรณีดังนี้

1) เอกสารเพื่อเป็นหลักฐานในการรับเงิน ฝากเงิน รับชำระเงิน ต้องมีรายการดังต่อไปนี้

(1)เลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรของกิจการที่จัดทำเอกสาร

(2)สถานที่จัดตั้งของกิจการที่จัดทำเอกกสาร

(3)รายละเอียนเกี่ยวกับการรับเงินหรือตั๋วเงิน

(4)ชื่อ ชนิด จำนวน หน่วยนับ ราคาต่อหน่วย และราคารวมสินค้าหรือบริการแต่ล่ะรายการ

(5)ลายมือชื่อของผู้รับเงินหรือตั๋วเงิน

   2) เอกสารเพื่อเป็นหลักฐานในการจำหน่าย จ่าย โอน ส่งหมอบสินค้าหรือบริการโดยยังมิได้มีการชำระเงินตาม

ตั๋วเงิน  มีรายการดังต่อไปนี้

(1)เลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรของกิจการที่จัดทำเอกสาร

(2)สถานที่จัดตั้งของกิจการที่จัดทำเออกสาร

(3)ชื่อ ชนิด จำนวน หน่วยนับ ราคาต่อหน่วย และราคารวมของสินค้าหรือบริการ แต่ล่ะรายการ

(4)ชื่อหรือชื่อที่ใช้ในการประกอบธุรกิจ และที่อยู่ของผู้รับสินค้าหรือบริการ

(5)ลายมือชื่อผู้จัดทำเอกสาร

(6)ลายมือชื่อผู้รับสินค้าหรือบริการ

   3) เอกสารที่ใช้ประกอบการลงบัญชีที่จัดทำขึ้น โดยผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชี เพื่อใช้ในกิจการของตนเอง เช่น ใบสำคัญรับ 

               ใบสำคัญจ่าย ใบรับสินค้า นอกจากต้องมีรายการดังกล่าวข้างต้นแล้วต้องมีรายการเพิ่มดังนี้

(1)คำอธิบายรายการ

(2)วิธีการและการคำนวณต่างๆ(ถ้ามี)

(3)ลายมือชื่อของผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีผู้ได้รับมอบหมายให้เป็นผู้อนุมัติรายการ

(4)เอกสารประกอบการลงบัญชีที่เป็นภาษาต่างประเทศ

2.เอกสารและรายงานที่ต้องจัดทำในระบบภาษีมูลค่าเพิ่ม

       ผู้ประกอบการที่เป็นผู้ผลิต ผู้ค้าส่ง ผู้ค้าปลีก ผู้นำเข้า และผู้ส่งออก ที่มีรายการรับเกินกว่า1800000บาทต่อปี และจดทะเบียนเพื่อเสียภาษีมูลค่าเพิ่ม ไม่ว่าจะประกอบธุรกิจในลักษณะกิจการเจ้าของคนเดียว ห้างหุ้นส่วน หรือ บริษัทจำกัด มีหน้าที่ต้องจัดทำเอกสารและรายงานต่างๆตามที่กฎหมายกำหนดดังนี้

2.1 ใบกำกับภาษี

2.2รายงานภาษีขาย

2.3รายงานภาษีซื้อ

2.4รายงานสินค้าและวัตถุดิบ

2.1 ใบกำกับภาษี (Tax Invoice)

        ใบกำกับภาษี เป็นเอกสารหลักฐานในระบบภาษีมูลค่าเพิ่ม ผู้ประกอบการที่จะจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม มีหน้าที่ต้องจัดทำใบกำกับภาษี และสำเนาใบกำกับภาษี โดยส่งมอบต้นฉบับใบกำกับภาษีให้แก่ผู้ซื้อสินค้าหรือผู้บริการทุกครั้งที่ขายสินค้าหรือบริการ

       ใบกำกับภาษีมีหลายประเภท ที่สำคัญได้แก่ ใบกำกับภาษีแบบเต็มรูป ใบกำกับภาษีอย่างย่อ ใบเพิ่มนี้ ใบลดหนี้ ตลอดจนใบเสร็จรับเงินที่ส่วนราชการออกให้ในการขายทอดตลาด ผู้ประกอบการจดทะเบียนจะออกใบกำกับภาษีแบบใดขึ้นอยู่กับลักษณะของการประกอบการ

2.1.1ใบกำกับภาษีแบบเต็มรูป

1) คำว่า ใบกำกับภาษี

2) ชื่อ ที่อยู่ และเลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรของผู้ขายหรือผู้ให้บริการ13หลัก

3) ชื่อ ที่อยู่ ของผู้ซื้อสินค้า หรือผู้รับบริการ

4) เลขที่ของใบกำกับภาษีและเล่มที่

5) ชื่อ ชนิด ประเภทปริมานและมูลค่าของสินค้าหรือบริการ

6) จำนวนภาษีมูลค่าเพิ่มที่คำนวณจากมูลค่าสินค้าหรือบริการ โดยแยกจากราคาสินค้าหรือบริการ

7) วัน เดือน ปี ที่ออกใบกำกับภาษี

8) ข้อความอื่นที่อธิบดีกรมสรรพกรกำหนดเกี่ยวกับภาษีมูลค่าเพิ่ม

2.1.2 ใบกำกับภาษีอย่างย่อ

           ใบกำกับภาษีอย่างย่อ คือ ใบกำกับภาษีที่ออกโดยผู้ประกอบกิจการขายสินค้าในลักษณะขายปลีกหรือให้บริการแก่บุคคลจำนวนมาก และผู้ชื่อหรือผู้รับบริการ ไม่ร้องขอให้ออกใบกำกับภาษี เช่น ร้านสะดวกซื้อ ร้านอาหาร เป็นต้น

1.   คำว่า “ใบกำกับภาษีอย่างย่อ”

2.   ชื่อหรือชื่อย่อ และเลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรของผู้ประกอบการจดทะเบียนที่ออกใบกำกับภาษี

3.   เลขที่/เล่มที่ของใบกำกับภาษี (ถ้ามี)

4.   ชื่อ ชนิด ประเภท ปริมาณ และมูลค่าของสินค้าหรือบริการ

5.   ราคาสินค้าหรือค่าบริการที่มีข้อความระบุชัดเจนว่า “รวมภาษีมูลค่าเพิ่มแล้ว”

6.   จำนวนภาษีมูลค่าเพิ่ม

7.   วัน เดือน ปี ที่ออกใบกำกับภาษี

8.   ข้อความอื่นๆที่อธิบดีกำหนด

2.1.3 ใบเพิ่มหนี้ (Debit Note)

           ใบเพิ่มหนี้  เป็นเอกสารที่ผู้ขายสินค้าออกให้แก่ผู้ซื้อสินค้าหรือรับบริการ ในกรณีผู้ขายคิดราคาสินค้าหรือบริการกับผู้ซื้อต่ำไปเมื่อมีการเพิ่มราคาสินค้าหรือบริการ ก็ต้องเพิ่มภาษีในส่วนที่เพิ่มราคาสินค้าหรือบริการ ก็ต้องเพิ่มภาษีในส่วนที่เพิ่ม และถือเป็นภาษีขายในเดือนที่ออกใบเพิ่มหนี้

1.   คำว่า “ใบเพิ่มหนี้”

2.   ชื่อ ที่อยู่ และเลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรของผู้ประกอบการจดทะเบียนที่ออกใบเพิ่มหนี้

3.   ชื่อ ที่อยู่ ของผู้ซื้อสินค้าหรือผู้รับบริการ

4.   วัน เดือน ปี ที่ออกใบเพิ่มหนี้

5.   เล่มที่/เลขที่ของใบกำกับภาษีเดิม (ถ้ามี) มูลค่าสินค้าหรือบริการที่แสดงไว้ในใบกำกับภาษีเดิม มูลค่าที่ถูกต้อง           ผลต่างของมูลค่าทั้งสอง และจำนวนภาษีที่เรียกเก็บเพิ่มสำหรับส่วนต่างนั้น

6.   คำอธิบายสั้นๆ ถึงสาเหตุในการออกใบเพิ่มหนี้

7.   ข้อความอื่นๆที่อธิบดีกำหนด

2.1.4 ใบลดหนี้ (Credit Note)

เป็นเอกสารที่ผู้ขายสินค้าออกให้แก่ผู้ซื้อกรณีที่ผู้ขายคิดราคาสูงไป เมื่อลดราคาก็ต้องลดหรือคืนภาษี การลดราคาอาจเนื่องจากรับคืนสินค้าที่ชำรุด ภาษีขายที่ลดหักจากภาษีขายเดือนที่ออกใบลดหนี้ ผู้ซื้อให้นำภาษีตามใบลดหนี้มาหักภาษีซื้อในเดือนที่ได้รับใบลดหนี้ ใบลดหนี้จะต้องมีรายการดังนี้

1.             คำว่า “ใบลดหนี้”  ในที่ที่เห็นเด่นชัด

2.             ชื่อ ที่อยู่  และเลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรของผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มที่ออกใบลดหนี้  และในกรณีที่ตัวแทนเป็นผู้ออกใบลดหนี้ในนามของผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มให้ระบุชื่อ  ที่อยู่  และเลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรของตัวแทนนั้นด้วย

3.             ชื่อ  ที่อยู่  ของผู้ที่ซื้อสินค้าหรือผู้รับบริการ

4.             วัน  เดือน ปี  ที่ออกใบลดหนี้

5.             หมายเลขใบกำกับภาษีเดิม  รวมทั้งหมายเลขลำดับของเล่ม (ถ้ามี)  มูลค่าของสินค้าหรือบริการที่แสดงไว้ในใบกำกับภาษี   มูลค่าที่ถูกต้องของสินค้าหรือบริการ  ผลต่างของจำนวนมูลค่าทั้งสองและจำนวนภาษีที่ใช้คืนสำหรับส่วนต่างนั้น

6.             คำอธิบายสั้นๆ  ถึงสาเหตุในการออกใบลดหนี้

7.             ข้อความที่อธิบดีกำหนด

2.2 รายงานภาษีขาย (Output Tax)

        รายงานภาษีขาย คือ แบบรายงานที่แสดงจำนวนเงินภาษีขายที่ผู้ขายได้เรียกเก็บจากผู้ซื้อในแต่ละเดือน รวมเป็นจำนวนเงินเท่าใด แบบของรายงานมีลักษณะคล้ายบัญชีรายได้แต่เพิ่มช่องภาษีมูลค่าเพิ่ม การบันทึกรายงานเรียงลำดับ วัน เดือน ปี ตามสำเนาใบกำกับภาษีขาย จากการขายสินค้าหรือบริการ

2.3 รายงานภาษีซื้อ (Input Tax)

       ภาษีซื้อ คือ ภาษีมูลค่าเพิ่มที่ผู้ประกอบการได้จ่ายไปให้กับผู้ขายสินค้า หรือผู้ให้บริการที่เป็นผู้ประกอบการจดทะเบียน เมื่อซื้อสินค้าหรือบริการเพื่อใช้ในการประกอบกิจการของตน หากภาษีซื้อเกิดขึ้นในเดือนใดก็ถือเป็นภาษีซื้อในเดือนนั้น โดยไม่คำนึงว่าสินค้าที่ซื้อมานั้นจะขายหรือนำไปใช้ในการผลิตในเดือนใดก็ตาม อย่างไรก็ตาม ภาษีซื้อดังต่อไปนี้ ไม่ให้นำมาหักในการคำนวณภาษีมูลค่าเพิ่ม

2.4 รายงานขายสินค้าและวัตถุดิบ

รายงานสินค้าและวัตถุดิบ คือ เอกสารที่กฎหมายกำหนดให้ผู้ประกอบการจดทะเบียน จัดทำขึ้นเพื่อใช้ในการบันทึกแสดงปริมาณและชนิดของสินค้าและวัตถุดิบ ที่ผู้ประกอบการจดทะเบียนมีอยู่ ได้มา และจ่ายไป ในแต่ละเดือน เนื่องจากการซื้อ ขาย สินค้าและวัตถุดิบ โดยมีใบสำคัญรับสินค้าและใบสำคัญจ่ายสินค้าเป็นหลักฐานในการบันทึกรายการในรายงานสินค้าและวัตถุดิบ สำหรับผู้ประกอบการที่เป็นผู้ผลิตสินค้าหรือผู้ประกอบการที่ซื้อมาขายไปต้องจัดทำรายงานสินค้าและวัตถุดิบ แต่ถ้าเป็นผู้ประกอบการให้บริการไม่ต้องจัดทำรายงานสินค้าและวัตถุดิบ

3.การวิเคราะห์รายการค้าจากเอกสารและการบันทึกบัญชี

           แหล่งที่มีของเอกสารมี 3 แหล่ง ตามการจัดประเภทของเอกสาร กล่าวคือ เอกสารที่ได้รับจากบุคคลภายนอก เอกสารที่ออกให้แก่บุคคลภายนอก และเอกสารที่กิจการจัดทำขึ้นเพื่อใช้ในกิจการเอง การวิเคราะห์แหล่งที่มาให้ให้สังเกตเบื้องต้นคือ ถ้าเป็นเอกสารที่ได้รับจากบุคคลภายนอกจะแสดงเป็นต้นฉบับ (ตัวจริง)  แต่ถ้าเป็นเอกสารที่ออกให้แก่บุคคลภายนอกจะแสดงเป็นสำเนาติดเล่ม หรือวิเคราะห์จากรายการค้า รายการค้าที่ปรากฏเป็นรายการค้าอะไรให้พิจารณาจากชื่อเอกสาร เช่น ต้นฉบับใบกำกับสินค้า/ใบกำกับภาษี วิเคราะห์ได้ว่าเป็นเอกสารที่เกิดจากการซื้อสินค้าเป็นเงินเชื่อ ผู้ขายเป็นคนจัดทำขึ้นแล้วมอบต้นฉบับให้กับผู้ซื้อ สำหรับผู้ขายเก็บฉบับที่เป็นสำเนาไว้เป็นหลักฐานในการบันทึกบัญชี นอกจากนี้อาจวิเคราะห์รายการค้าจากรายการหรือข้อความต่างๆ ในเอกสาร เช่น เงื่อนไขการชำระเงิน

การลงนามความรับผิดของผู้ที่เกี่ยวข้องกับเหตุการณ์ เช่น ผู้ส่งสินค้า ผู้รับสินค้า ผู้รับเงิน ผู้อนุมัติ เป็นต้น